Die Unterstützung kann in Form von Zuschüssen oder sogar die komplette Übernahme von Seminar- und Teilnahmebeiträgen oder auch Reisekosten umfassen. Die Übernahme erfolgt dabei immer nur auf vorherigen Antrag und richtet sich nach den verfügbaren Mitteln, kann also nicht pauschal garantiert werden.
Typische Angebote, die unterstützt werden, sind:
- Femtec (opens in new tab) Career-Building Programm
- Workshops von Mentoring Hessen (opens in new tab)
- Informatica Feminale (opens in new tab)
Weitere Details zu den jeweiligen Angeboten finden sich im Gleichstellungskonzept.
Eine Kostenübernahme kann immer nur auf vorherigen Antrag (vor der Veranstaltung) erfolgen. Dieser kann jederzeit formlos per Mail an die Gleichstellungsbeauftragten geschickt werden und sollte folgende Informationen enthalten:
- Name
- Status (Studierende, Mitarbeiterin, …)
- Name der Veranstaltung, sowie ggf. weiterführende Informationen wie ein Link zur Website
- Beantragte Mittel (Verwendungszweck und (bei Reisemitteln ggf. geschätzte) Höhe)
Der Antrag wird dann zeitnah geprüft, diskutiert und wenn möglich genehmigt.
Neben den zentralen Gleichstellungsmitteln vergeben auch einzelne Forschungs- und Verbundprojekte Stipendien und ähnliche Unterstützungen, wie zum Beispiel den Female Student Travel Award. Die Antrags- und Bewerbungsbedingungen dafür weichen jedoch von den hier Beschriebenen ab und sind häufig auch nur zu bestimmten Zeitpunkten möglich. Dazu kommen die für Mitarbeitende kostenlosen Angebote wie die Kurse von Ingenium. Mehr Infos zu diesen Programmen können im Gleichstellungskonzept und auf den offiziellen Webseiten gefunden werden. Die weiter unten genannten Hinweise zur Reisekostenabrechnung könnten aber trotzdem hilfreich sein.
Die anfallenden Kosten müssen zunächst vorgelegt und anschließend abgerechnet werden, um eine Rückerstattung zu erhalten. Dies ist normalerweise erst nach der Veranstaltung/Reise möglich, ab 200 € erwarteten Kosten kann jedoch eine Abschlagszahlung vorab beantragt werden. Auch hier helfen die Gleichstellungsbeauftragten gerne weiter.
Wenn im Rahmen der Bewilligung nicht anders mitgeteilt, müssen die Kosten sechs Monate nach einer Veranstaltung komplett abgerechnet sein. Die entsprechenden Unterlagen sollten also entsprechend möglichst zeitnah nach der Veranstaltung eingereicht werden, damit noch genug Zeit für etwaige Rückfragen bleibt. Bei Problemen beim Ausfüllen der Formulare helfen die Gleichstellungsbeauftragten jederzeit gerne.
Teilnahme an Workshops usw. ohne Übernahme von Reisekosten
Für die Abrechnung ist das Formular Reisekosten – Auszahlung Unbar zu verwenden, das nach vorherigem Login per SSO heruntergeladen werden kann. Bitte stets die aktuelle Version des Formulars verwenden.
Üblicherweise muss Belegerstattung angekreuzt werden. Der Bereich zur Organisationseinheit sowie die Kontierungsfelder ganz unten können leer gelassen werden.
Falls aus den Belegen der Zweck nicht offensichtlich hervorgeht sollte eine kurze Begründung beigelegt werden. Zusätzlich zu Rechnungen (nicht aber Quittungen von Bar- oder Kartenzahlungen vor Ort) ist auch ein Nachweis nötig, dass der jeweilige Betrag bezahlt wurde. Dazu bietet sich ein Kontoauszug oder Einzelbeleg der Bank an. Alle anderen Posten sowie Felder bis auf den eigenen Namen sowie den des Kreditinstituts können geschwärzt werden.
Liegen nicht alle Belege im Orginal digital vor (z.B. Quittungen für Bar- oder Kartenzahlungen vor Ort), muss die Abrechnung im Original eingereicht werden. Dies würde aber ggf. explizit direkt abgesprochen.
Belege, die kein DIN-A4-Format haben bitte auf leere Blätter im DIN-A4-Format aufkleben. Nicht tackern, da die Abrechnung in der Verwaltung gescannt wird. Eine Abrechnung ist immer nur möglich, wenn Belege vorliegen.
Übernahme von Reisekosten
Falls die Übernahme von Reisekosten bewilligt wurde, sind dafür zusätzlich zu den im letzten Abschnitt beschriebenen Dingen noch die Summen für die Reisekosten anzugeben und die entsprechenden Belege beizulegen. Auch hierfür ist das im vorangeganenen Abschnitt beschriebene Formular Reisekosten unbar zu verwenden.
Tipp: Für Nahverkehrstickets u.Ä. reicht es dabei, die entsprechenden Tickets (aufgeklebt) einzureichen, eine zusätzliche Quittung ist nicht nötig, falls Nutzungszeitpunkt und Preis auf dem Ticket erkenntlich sind.
Das Merkblatt zu Reisekosten (das sich auch auf der Formular-Seite befindet) gibt Auskunft, welche Kosten in welcher Höhe generell abgerechnet werden können. Eine Zahlung von Tagegeld aus Gleichstellungsmitteln ist nicht möglich.
Reisen sollten üblicherweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, also meistens mit dem Zug erfolgen. Die Nutzung von privatem Pkw, Mietwagen oder Taxi ist besonders zu begründen und sollte im Rahmen der Beantragung abgesprochen werden, um Probleme bei der Abrechnung zu vermeiden. Als Unterkunft sollten Mittelklassehotels gebucht werden, die Kosten sollten 80 € pro Nacht nicht übersteigen. Im Ausland können andere Grenzen gelten.
